Solutions · Résidence et ensemble résidentiel

Logiciel de gestion de résidences et d'ensembles résidentiels

Dans une résidence à plusieurs bâtiments, gérer signifie autant les parties communes, la sécurité, le personnel et les compteurs que les charges. Yapıyön gère tout cela sur le même tableau de bord, en suivant chaque bâtiment et chaque lot séparément.

Page d'accueil du tableau de bord gestionnaire : écran réel du tableau de bord gestionnaire Yapıyön, avec les données de la résidence de démonstration

Chaque espace de votre résidence, sur un seul tableau de bord.

Des demandes d'utilisation des parties communes aux tâches de l'équipe sur le terrain, du calendrier de maintenance au passage à l'entrée : chaque opération est enregistrée sur le même tableau de bord. Cliquez sur une image pour découvrir la section correspondante.

Résidence et équipe de terrain

**Équipe technique**Maintenance technique et installations

Parties communesÉquipements collectifs et compteurs

Les besoins de ces bâtiments

Les sept tâches lourdes de la gestion d'une résidence.

Nous avons aussi indiqué quel écran du tableau de bord répond à chaque tâche. Vous pouvez suivre le même chemin dans le tableau de bord de démonstration.

01Suivi des charges et des dettes bâtiment par bâtimentLa liste des charges se filtre par bâtiment et par lot ; appelé, encaissé et restant sur le même écran. Les lots débiteurs dans une liste distincte.

Dans le tableau de bord : Charges et encaissements › Débiteurs

02Répartition équitable des dépenses communesUne dépense comme la réparation de la toiture se répartit selon la quote-part, la surface ou à parts égales ; vous voyez la part de chaque lot avant de valider.

Dans le tableau de bord : Finances › Répartition des dépenses communes

03Part de chauffage et d'eau chaudeLes index des répartiteurs et des compteurs d'énergie thermique sont relevés ; le montant de la facture est réparti entre les lots selon la méthode que vous choisissez.

Dans le tableau de bord : Technique & Installations › Relevé des répartiteurs et facturation

04Parties communes et réservationsDes espaces comme la piscine, la salle de sport ou la salle de réunion sont définis ; les résidents réservent depuis l'application.

Dans le tableau de bord : Relations avec les résidents › Réservations

05Sécurité et accèsRegistre des visiteurs, accès par badge et par plaque, rondes par QR et rapports d'incident. L'agent de sécurité ne voit que son propre poste.

Dans le tableau de bord : Sécurité & Accès › Visiteurs

06Personnel et terrainPlannings, tâches, congés et heures de travail du personnel de sécurité, de nettoyage et technique ; les écrans de sécurité et de nettoyage existent en 8 langues.

Dans le tableau de bord : Personnel › Plannings

07Assemblée générale et plan d'exploitationLe budget et le plan d'exploitation sont préparés puis comparés au réalisé ; assemblée générale, registre des décisions et rapport annuel d'activité sont dans le tableau de bord.

Dans le tableau de bord : Gestion administrative › Assemblée générale / Réunions

Scénario d'exemple

Le mois d'octobre dans une résidence de 420 lots.

Le travail d'un mois, jour par jour. Toutes les étapes peuvent être testées dans le tableau de bord de démonstration.

Il s'agit d'un scénario d'exemple ; il ne décrit pas un client réel. Les dates et le nombre de lots sont donnés à titre d'exemple.

011er octobre · Début de moisAppel de chargesLes charges d'octobre sont inscrites en une seule fois au débit de tous les lots ; les pièces comptables sont générées automatiquement.

Dans le tableau de bord : Charges et encaissements › Charges

023 octobre · Jour des compteursRelevé des répartiteursL'équipe technique relève les compteurs d'eau chaude et de chaleur ; les index sont importés en une seule fois à l'aide du modèle.

Dans le tableau de bord : Technique & Installations › Relevé des répartiteurs et facturation

035–20 octobre · Période de paiementEncaissements et rapprochementLes résidents paient par carte ou par virement ; une fois le relevé bancaire importé, les mouvements se rapprochent des écritures.

Dans le tableau de bord : Finances › Rapprochement bancaire

0412 octobre · Jour de maintenanceMaintenance de l'ascenseurLa maintenance apparue dans la liste des rappels est transformée en ordre de travail ; une fois le travail terminé, la photo est ajoutée à l'enregistrement et la facture de l'entreprise est saisie en dépense.

Dans le tableau de bord : Technique & Installations › Rappels

0521 octobre · Après l'échéanceRetard et rappelLes pénalités de retard sont calculées pour les lots qui ont dépassé la date limite de paiement ; un rappel est envoyé par SMS groupé.

Dans le tableau de bord : Communication › Message groupé

0631 octobre · Fin de moisRapport au conseil syndicalBalance, compte de résultat et taux d'encaissement prêts pour la réunion du conseil syndical.

Dans le tableau de bord : Rapports › Centre de rapports

Écran réel

L'écran des charges, vu par la gestion.

La période d'octobre de la résidence de démonstration. Le résident voit le même enregistrement dans son application comme sa propre dette.

Côté résident : le même appel de charges apparaît dans l'application résident comme « Votre solde actuel » ; au paiement, les deux côtés se mettent à jour ensemble.

1
Résumé de la périodeMontants appelé, encaissé et restant en haut ; le taux d'encaissement sur la même ligne.
2
FiltresRestreignez la liste par bâtiment, par mois ou par statut : payé, partiel, en attente, en retard.
3
Ligne du lotMontants appelé, payé et restant, date limite et statut ; l'origine de la saisie du paiement est aussi indiquée.

Charges : écran réel du tableau de bord gestionnaire Yapıyön, avec les données de la résidence de démonstration — Période d'octobre ; la liste est ouverte avec le filtre « Payé ». Les personnes et les montants sont des données d'exemple.

Modules concernés

Les modules les plus utilisés dans votre résidence.

Maintenance techniqueLes maintenances de l'ascenseur, du groupe électrogène, du système incendie et de la piscine sont au calendrier ; les pannes dans les ordres de travail.

Tous les modulesDes charges au personnel, tous les écrans du tableau de bord avec leurs noms dans le menu.

Comptabilité généraleLes pièces de charges, d'encaissement et de dépense sont générées automatiquement ; balance et compte de résultat prêts à tout moment.

Questions fréquentes

À propos de la gestion de résidences et d'ensembles résidentiels.

Vous avez une question propre à votre résidence ? Écrivez-nous ; nous répondons le jour même.

Peut-on suivre les charges par bâtiment ?

Oui. La liste des charges se filtre par bâtiment et par lot ; les débiteurs et les avis de paiement se suivent sur des écrans distincts.

Comment les dépenses communes sont-elles réparties entre les lots ?

Sur l'écran Répartition des dépenses communes, vous choisissez la dépense et la clé de répartition (quote-part, surface ou parts égales). Vous voyez la part de chaque lot avant de valider ; à la validation, elle est inscrite au débit des lots.

Comment la facture de chauffage et d'eau chaude est-elle répartie ?

Les index des répartiteurs ou des compteurs d'énergie thermique sont saisis, puis le montant de la facture reçue. Le montant est réparti entre les lots selon la méthode que vous choisissez, par exemple 80 % de consommation et 20 % de part commune ; lorsque vous facturez, il est inscrit au débit des lots.

L'agent de sécurité voit-il les dettes des résidents ?

Non. L'agent de sécurité ne voit que son propre poste : visiteurs, accès, rondes et rapports d'incident.

Les enregistrements de notre logiciel actuel peuvent-ils être repris ?

Vos enregistrements actuels sont examinés et un plan de transition est établi pour reprendre dans Yapıyön les données qui s'y prêtent.

Logiciel de gestion de résidences et d'ensembles résidentiels

Présentez votre résidence à Yona, notre robot d'intelligence artificielle.