Site Yönetiminde KVKK: Kamera Kaydı, Sakin Bilgisi ve VERBİS

Bir site yönetimi her gün kişisel veriyle çalışır: malik ve kiracı listeleri, telefon numaraları, aidat borçları, girişteki kameranın görüntüleri. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kimliği belirli ya da belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkin her bilgiyi kişisel veri sayar (m.3) ve bu verilerin hangi şartlarla işlenebileceğini düzenler.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu ve Kurumu, 2026 yılında apartman ve siteleri doğrudan ilgilendiren metinler yayımladı; bunların başında borç listelerinin ortak alanlara asılmasına ilişkin ilke kararı ve güvenlik kameralarına ilişkin kamuoyu duyurusu gelir. Aşağıda yöneticinin bilmesi gerekenleri bu metinlere ve Kanun maddelerine dayanarak anlatıyoruz.

Site yönetimi veri sorumlusu mu?

Kanun veri sorumlusunu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi olarak tanımlar (m.3/1-ı). Kat malikleri kurulunun ise tüzel kişiliği yoktur. Kurul bu durumu 22.07.2020 tarihli ve 2020/560 sayılı kararında şöyle değerlendirdi:

• Tanım geniş yorumlanmalıdır; apartman, site ve benzeri yapılarda kural olarak kat malikleri kurulu veri sorumlusu kabul edilebilir.
• Kat malikleri kurulu, Kanundaki yükümlülükleri yerine getirmek için bir kişiyi görevlendirebilir. Bu kişi yönetici olabileceği gibi başka bir kat maliki ya da iradi temsilci de olabilir.
• Yönetim ayrı bir tüzel kişilik tarafından yürütülüyorsa, o tüzel kişilik de veri sorumlusu olabilir.
• Her somut olayda belirleyici olan, veri işlemeye karar veren ve kayıt sistemini kurup yöneten birimdir.

Veriler sizin adınıza başka biri tarafından işleniyorsa, örneğin kayıtlara erişen bir kamera bakım firması varsa, veri sorumlusu güvenlik tedbirlerinden bu kişiyle birlikte sorumludur (m.12/2).

Sakinlerin kimlik, iletişim ve borç bilgisi

Ad-soyad, daire numarası, telefon ve borç tutarı kişisel veridir. Kanun her işlemede şu ilkeleri arar: hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk; doğruluk; belirli, açık ve meşru amaç; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma; gerekli süre kadar saklama (m.4). Kısacası topladığınız her bilginin "buna neden ihtiyacım var?" sorusuna bir cevabı olmalıdır.

Borç bilgisinde Kurulun 18.02.2026 tarihli ve 2026/348 sayılı ilke kararı (Resmî Gazete, 31.03.2026) yol gösterir:

• Borç bilgisinin diğer kat malikleriyle paylaşılması gerekir; bu paylaşım KVKK m.5/2-a (kanunlarda açıkça öngörülme) ve m.5/2-e (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması) kapsamındadır.
• Ancak ad, daire numarası, borç tutarı, gecikme süresi gibi bilgileri içeren listeleri asansör, bina girişi, koridor gibi ortak yerlere asmak m.5'teki hiçbir işleme şartına dayanmaz ve m.12'deki veri güvenliği yükümlülüğüne aykırıdır.
• Listede isim olmasa bile daire numarasından kişi belirlenebildiği için bilgi kişisel veridir.
• Bilgilendirme; kapalı e-posta ya da mesajlaşma grupları veya bu iş için ayrılmış uygulamalar gibi, üçüncü kişilerin erişemeyeceği yollarla yapılmalıdır.

Kiracının borcunu ev sahibine bildirmek ayrı bir durumdur. Kat Mülkiyeti Kanunu m.22, bağımsız bölümden kira sözleşmesiyle sürekli yararlanan kiracıyı ortak gider borcundan malikle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumlu tutar; kiracının sorumluluğu ödemekle yükümlü olduğu kira miktarıyla sınırlıdır. Kurul, 29.09.2020 tarihli ve 2020/755 sayılı kararında, ev sahibinin talebiyle kiracının aidat borç bilgisinin paylaşılmasını m.5/2-e kapsamında değerlendirdi ve işlem yapılmasına yer olmadığına karar verdi.

Sakinler, kendileriyle ilgili veri işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltme ve silme isteme gibi haklarını veri sorumlusuna başvurarak kullanabilir (m.11). Başvuru en geç otuz gün içinde ve kural olarak ücretsiz sonuçlandırılır (m.13). Veri sorumluları ve veri işleyenler öğrendikleri kişisel verileri Kanuna aykırı olarak başkasına açıklayamaz; bu yükümlülük görevden ayrıldıktan sonra da sürer (m.12/4).

Ortak alanlarda kamera

Kurum, 8 Haziran 2026 tarihli kamuoyu duyurusunda güvenlik kamerasıyla görüntü kaydı almanın açıkça bir kişisel veri işleme faaliyeti olduğunu belirtti. Duyuruya göre ortak yerlerin korunması ve güvenliğin sağlanması gibi meşru amaçlarla ortak alanlara kamera kurulabilir; şu noktalara ise ayrıca dikkat edilmelidir:

• Sakinlerin makul mahremiyet beklentisi gözetilmeli; merdiven boşluklarına ve kapı açıldığında daire içini gösterecek biçimde daire kapısı önlerine kamera konmamalıdır.
• Kameralar yüz tanıma, ses kaydı gibi özel hayata müdahale eden özellikler taşımamalı; geniş değil dar açıyla kayıt almalı, gereksiz alanlar maskelenmelidir.
• Asansöre kamera konulacaksa gerekçesi açıkça belirtilmelidir.
• Kayıtlara yalnız yetkili kişiler erişmeli, kayıtlar yetkisiz kişilerle izinsiz paylaşılmamalıdır.

Kanun biyometrik verileri özel nitelikli kişisel veri sayar; bunlar ancak m.6/3'te sayılan hâllerde ve Kurulun belirlediği yeterli önlemler alınarak işlenebilir (m.6). Girişte biyometrik bir sistem düşünüyorsanız önce bu kuralı değerlendirin.

Aydınlatma: kaydı ve veri toplamayı haber verin

Kişisel veriyi elde ederken ilgili kişiye şunları bildirmek zorunludur (m.10): veri sorumlusunun kimliği, verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi, m.11'deki haklar. Kurumun kamera duyurusu da kamerayla ortamın kayıt altına alındığının m.10'a uygun biçimde bildirilmesini istiyor.

Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ'e göre:

• Aydınlatma, kişinin talebine bağlı değildir; yapıldığını ispat yükü veri sorumlusundadır (m.5/1-d ve e).
• Bildirim anlaşılır, açık ve sade bir dille yapılmalı; genel ve muğlak ifadeler kullanılmamalıdır (m.5/1-g ve ğ).
• Hukuki sebep, yani verinin Kanunun 5. ve 6. maddelerindeki hangi şarta dayanılarak işlendiği, açıkça yazılmalıdır (m.5/1-h).
• Veriyi kişinin kendisinden almadıysanız, örneğin kiracının telefonunu malikten öğrendiyseniz, aydınlatmayı makul süre içinde; veriyi iletişim için kullanacaksanız ilk iletişim sırasında yapın (m.6).

Kayıtlar ne kadar saklanır?

Kanun, kamera kaydı ya da sakin bilgisi için gün sayısı vermez. Veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır (m.4/2-d). İşlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkınca resen ya da ilgili kişinin talebiyle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir (m.7).

Kamera duyurusu da gereğinden uzun saklamanın Kanuna aykırı olabileceğini hatırlatır: kayıtlar makul süre saklanmalı, bir olay yaşanırsa hukuki süreç boyunca yalnız o olayla ilgili kayıt tutulmalıdır. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ise şu kuralları koyar:

VERBİS kaydı gerekir mi?

Kural olarak kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kaydolmak zorundadır; ancak Kurul objektif kriterlere göre bu zorunluluğa istisna getirebilir (m.16/2). Kurumun Ekim 2025 tarihli "Sorularla VERBİS" yayınındaki istisna listesinde site ve apartman yönetimleri ayrıca sayılmıyor. Sitenizi ilgilendirebilecek iki genel istisna şunlardır:

• Bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler (02.04.2018 tarihli ve 2018/32 sayılı karar).
• Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL'den az olan, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayan gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları (19.07.2018 tarihli ve 2018/87 sayılı karar; tutar 06.07.2023 tarihli ve 2023/1154 sayılı kararla güncellendi).

İstisna, Kanunun diğer yükümlülüklerini kaldırmaz; Kurum da bunu açıkça vurgular. Kayıt yükümlüsüyseniz aydınlatmada verdiğiniz bilgiler Sicile bildirdiklerinizle uyumlu olmalıdır (Tebliğ m.5/1-ç). Kanunun 18. maddesi; aydınlatma (m.10), veri güvenliği (m.12) ve Sicile kayıt ve bildirim (m.16) yükümlülüklerine aykırılık için idari para cezası öngörür.

Yöneticiler için kısa kontrol listesi:

1. Kanundaki yükümlülükleri kimin yürüteceğini kat malikleri kuruluna belirletin.
2. Topladığınız bilgileri gözden geçirin; amaçla ilgisi olmayanları toplamayın.
3. Ortak alanlarda borç listesi varsa kaldırın; borcu yalnız ilgilinin görebileceği kanaldan bildirin.
4. Kameraların yerini, açısını ve özelliklerini duyuruya göre kontrol edin.
5. Aydınlatma metnini hazırlayın; kamera bulunan alanlarda kayıt yapıldığını bildirin.
6. Saklama sürelerini belirleyin; süresi dolan kayıtları imha edip bunu kayda geçirin.
7. VERBİS durumunuzu değerlendirin ve Kurum duyurularını izleyin.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuatın güncel hâlini ve somut durumunuzu bir hukukçuyla teyit edin.