Denetçi ve Denetim Kurulu: Seçimi, Görevleri, Raporu

Yönetici aidatları toplar, giderleri öder, sözleşmeleri yürütür. Paranın doğru kullanılıp kullanılmadığını her kat malikinin tek tek izlemesi zordur. Kanun bu yüzden kat malikleri kuruluna, denetim işini bir denetçiye ya da üç kişilik bir denetim kuruluna verme imkânı tanır.

Aşağıda denetçinin nasıl seçildiğini, neleri denetlediğini, raporunu ne zaman ve nasıl sunduğunu ve sorumluluğunun nereden doğduğunu 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 41. maddesi ve ilgili hükümler üzerinden anlatıyoruz.

Denetçi zorunlu mu, kim seçilir?

Kat malikleri kurulu, yöneticinin bu görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir (KMK m.41/1). Kurul denetim işini, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçeceği bir denetçiye ya da üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir (m.41/3). Kanun "verebilir" dediği için denetçi seçimi zorunlu değildir; denetçi seçilmemişse denetim kurulda kalır.

• Kimler seçilir? Kanun yönetici için "kendi aralarından veya dışardan" seçim imkânını açıkça tanır (m.34/1); denetçi için ise yalnız "kendi aralarından" ifadesini kullanır (m.41/3).
• Görev süresi: Kanunda denetçinin görev süresine ilişkin ayrı bir hüküm yoktur; yönetim planınıza bakın.
• Ücret: Denetçilerin alacağı ücret yönetim planında düzenlenir (m.28/1).
• Toplu yapılar: Plan aksini öngörmedikçe blok kat malikleri kurulu blok için, toplu yapı temsilciler kurulu ise bütün ortak yapı, yer ve tesisler için yönetici ve denetçi atar (m.71). Blok denetçisi bloktaki kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla; toplu yapının denetçisi ise temsilciler kuruluna katılanların temsil ettikleri bağımsız bölüm sayısının salt çoğunluğuyla seçilir (m.71).

Denetçinin görevleri

• Hesapları denetlemek: Yönetim planında belli bir zaman yoksa hesaplar üç ayda bir denetlenir; haklı bir sebep çıkarsa her zaman denetlenebilir (m.41/2).
• Rapor vermek: Denetçi ya da denetim kurulu, planda yazılı zamanlarda, yoksa her takvim yılının birinci ayında, denetimin sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bir raporla kurula bildirir (m.41/3).
• Raporu maliklere ulaştırmak: Rapor çoğaltılır ve birer örneği kat maliklerine taahhütlü mektupla gönderilir (m.41/3).
• Denetim defteri tutmak: Denetçiler raporu, verdikleri kararları ve gerekli gördükleri diğer konuları, sayfaları 1'den başlayarak numaralanmış ve her sayfası noterce tasdikli bir deftere geçirir, tarih koyup imzalar (m.41/4).
• Gerektiğinde toplantı istemek: Önemli bir sebep çıkarsa denetçi kurulun toplanmasını isteyebilir (m.29/2).

Denetçi de yönetim planına ve kurul kararlarına uymakla yükümlüdür (m.28/4, m.32/2). Denetçilerle yöneticiler arasında çıkan anlaşmazlıklar kat malikleri kurulunca çözülür ve karara bağlanır (m.32/3).

Üç aylık denetimde neye bakılır?

Kanun denetimin nasıl yapılacağını adım adım saymaz; ancak yöneticinin kanundaki yükümlülükleri denetçiye bir kontrol listesi verir:

1. Defter: Kurul kararları, yapılan ihtar ve tebligatın özeti ve bütün giderler tarih sırasıyla deftere yazılmış mı? Defter, takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırılmış mı? (m.36)
2. Belgeler: Giderlerin belgeleri ve diğer bütün belgeler bir dosyada saklanıyor mu? (m.36/1)
3. Banka: Toplanan paralar, yöneticinin adına ama yönetici sıfatı gösterilerek açılmış hesapta mı? (m.35/j)
4. Kararların uygulanması: Kurulun aldığı kararlar yerine getirilmiş mi? (m.35/a)
5. Sigorta ve asansör: Anagayrimenkul sigorta ettirilmiş mi; asansörlerin aylık bakımı ve yıllık kontrolü yaptırılmış mı? (m.35/c, m.35/l)
6. İşletme projesi ve avans: Avans, işletme projesi onaylanıncaya kadar ve 20. maddedeki esaslara göre mi toplanıyor? Geçici işletme projesi varsa, yürürlükteki projeye göre artış yeniden değerleme oranını aşıyor mu? (m.35/d, m.37)
7. Mutabakat: Defterdeki gelir ve gider toplamları, banka hesap hareketleri ve kasa mevcuduyla tutuyor mu?

Örnek yıllık takvim

Yönetim planınızda başka zamanlar yazılı değilse kanundaki takvim şöyle işler:

• Ocak: Kurulun olağan toplantısı (m.29/1), yöneticinin o tarihe kadarki gelir ve giderlerin hesabını kurula vermesi (m.39/1) ve denetçinin raporunu kurula sunması (m.41/3).
• Ocak sonuna kadar: Yöneticinin, biten yılın defterini notere kapattırması (m.36/2).
• Yıl içinde üç ayda bir: Hesapların denetimi; haklı bir sebep çıkarsa ara denetim (m.41/2).

Ayrıca kat maliklerinin yarısı, arsa paylarına bakılmaksızın, yönetim planındaki zamanlar dışında da yöneticiden hesap isteyebilir (m.39/2).

Rapor nasıl hazırlanır?

Kanun raporun biçimini belirlemez; içeriğinde denetimin sonucu ile yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerin bulunmasını ister (m.41/3). Şu başlıklar raporu okunur kılar:

• Denetlenen dönem ve incelenen belgeler,
• Dönemin gelir ve gider toplamları, dönem sonu banka ve kasa mevcudu,
• Belgesi eksik ya da kurul kararına dayanmayan harcamalar,
• Yöneticinin yerine getirmediği kanuni yükümlülükler,
• Yönetim tarzına ilişkin görüş ve öneriler.

Kurul, haklı bir sebep çıkarsa yöneticiyi her zaman değiştirebilir (m.41/1). Belgelere dayanan bir denetim raporu, kurulun bu konuda bilgiye dayalı karar vermesine yardım eder.

Denetçinin sorumluluğu

Kanun yönetici için "kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur" der (m.38/1). Denetçinin sorumluluğu için ise ayrı bir madde yoktur. Yönetim planında hüküm bulunmayan hâllerde, yönetimden doğan anlaşmazlıklar Kat Mülkiyeti Kanunu'na ve genel hükümlere göre çözülür (m.28/2; ayrıca m.9). Görevini yapmayan ya da özensiz yapan bir denetçinin sorumluluğunun kapsamı bu genel hükümlere göre, somut olayda belirlenir.

Kanunda yazılı yol şudur: denetçi ile yönetici ya da kat malikleri arasındaki anlaşmazlık önce kat malikleri kurulunda çözülür (m.32/3). Kurul kararına karşı 33. maddedeki iptal yolu ya da hâkimin müdahalesi istenebilir; bunun için anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh hukuk mahkemesine başvurulur (m.33, Ek m.1). Dava açmadan önce arabuluculuk şartını da değerlendirin (6325 sayılı Kanun m.18/B).

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuatın güncel hâlini ve somut durumunuzu bir hukukçuyla teyit edin.