Karar Defteri ve İşletme Defteri: Kanun Ne İstiyor?

Kat malikleri kurulunun kararları, yöneticinin yaptığı ihtarlar ve apartmanın giderleri nereye, nasıl kaydedilir? 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) bu soruyu üç maddede cevaplar: m.32, m.36 ve m.41. Bu kayıtlar sonradan çıkan anlaşmazlıklarda da kullanılır: Bir konuda ileride çıkan anlaşmazlık, karar defterinde aynı konuda daha önce verilmiş bir karar varsa kural olarak ona göre çözülür (m.32/5).

Bu yazının başlığındaki “işletme defteri” ifadesi kanun metninde geçmez. Kanun, giderlerin de kararların yazıldığı noter onaylı deftere işlenmesini ister. Aşağıda yalnız kanunda ve ilgili mevzuatta yazanları anlatıyoruz.

Karar defteri: noter onayı ve sayfa düzeni

KMK m.32/4'e göre kat malikleri kurulu kararları, (1)'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır. Yani kararlar yazılmadan önce defterin sayfaları noterde mühürlenmiş olmalıdır.

Noterlik Kanunu da noterlerin, kanunlara göre tutulması gereken defterleri o kanunlar uyarınca onaylayacağını (m.68) ve onaylamayı özel kanununda gösterilen şekilde yapacağını (m.107) söyler. Noterin defter onayı için alacağı ücret Adalet Bakanlığının noterlik ücret tarifesinde gösterilir (2026 tarifesinde m.9).

Deftere neler yazılır, kim imzalar?

Kanuna göre bu deftere şunlar tarih sırasıyla yazılır:

• Kat malikleri kurulunun kararları ve toplantı protokolleri (m.32/4, m.36/1),
• Yöneticinin yaptığı ihtar ve tebligatın özeti ve tarihleri (m.36/1),
• Bütün giderler (m.36/1).

İmza: Kararlar, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler aykırılığın sebebini belirterek imza koyar (m.32/4).

Deftere yazılan kararlar yalnız toplantıya katılanları bağlamaz. Bütün kat malikleri, onların külli ve cüzi halefleri (örneğin daireyi sonradan satın alan kişi), yönetici ve denetçiler kurul kararlarına uymakla yükümlüdür (m.32/2).

Aykırı oyun deftere doğru geçirilmesinin bir sonucu da vardır. Kurul kararına karşı iptal davası, toplantıya katılıp aykırı oy kullanan kat maliki için karar tarihinden, toplantıya katılmayan kat maliki için kararı öğrendiği tarihten başlayarak bir ay içinde ve her hâlde karar tarihinden başlayarak altı ay içinde sulh mahkemesinde açılabilir. Kararın yok ya da mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre koşulu aranmaz (m.33/1). Dava, kat maliklerini temsilen yöneticiye yöneltilerek açılabilir; yönetici açılan davayı bütün kat maliklerine duyurur. Karar iptal edilirse yargılama giderleri ortak giderlerden karşılanır (m.38/2).

Toplantı günü adım adım

1. Toplantı zamanını kontrol edin: Kurul yılda en az bir kez, yönetim planında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayında toplanır; toplu yapılarda kurullar en geç iki yılda bir toplanır (m.29/1).
2. Yeter sayıyı kontrol edin: Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir (m.30/1). İkinci toplantıda katılanların salt çoğunluğu yeterlidir (m.30/2).
3. Vekâletleri kontrol edin: Bir kişi oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez; kırk ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tabi taşınmazlarda bir kişi en fazla iki kişiye vekâlet edebilir (m.31).
4. Kararları sayfaları noterce mühürlenmiş deftere yazın ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerine imzalatın (m.32/4).
5. Aykırı oy verenlerin, sebebini belirterek imza koymasını sağlayın (m.32/4).

“İşletme defteri” ve giderlerin kaydı

KMK m.36/1, yöneticiye bütün giderleri 32. maddede sözü geçen deftere, yani noter onaylı karar defterine, tarih sırasıyla yazma yükümlülüğü getirir. Kanunda “işletme defteri” adıyla ayrı bir defter öngörülmez. Ayrıca tuttuğunuz bir gelir-gider tablosu ya da bilgisayar kaydı, giderlerin bu deftere yazılması yükümlülüğünün yerine geçmez.

Madde 36, deftere yazılacaklar arasında gelirleri ayrıca saymaz; gelirler için kanun hesap verme yükümlülüğü koyar. Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda, böyle bir zaman yoksa her takvim yılının ilk ayında kurula, o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılan giderlerin hesabını verir (m.39/1). Yönetim planında aksine hüküm yoksa yönetici, topladığı paraları ve avansları muteber bir bankada kendi adına ama yönetici sıfatı gösterilerek açtırdığı hesapta tutar (m.35/1-j).

Yıl sonu kapanış ve belgelerin saklanması

• Kapanış: Yönetici, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde defteri notere kapattırmak zorundadır (m.36/2).
• Saklama: Yönetici defteri, giderlerin belgeleri ve diğer bütün belgelerle birlikte bir dosyada saklamak zorundadır (m.36/1).
• Yaptırım: Bu görevleri yerine getirmeyen yöneticiye m.33'ün son fıkrasında yazılı idari para cezası uygulanır (m.36/3).

KMK belgeler için bir saklama süresi belirtmez. Yönetim personel çalıştırıyorsa vergi ve sosyal güvenlik mevzuatındaki saklama yükümlülüklerini mali müşavirinizle ayrıca kontrol edin.

Denetçi defteri

Kurul denetim işini bir denetçiye ya da üç kişilik bir denetim kuruluna vermişse, denetçiler raporlarını, kararlarını ve gerekli gördükleri diğer hususları yine (1)'den başlayıp sırayla numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirir, tarih koyarak altını imzalar (m.41/4).

Kat malikleri hesapları nasıl görür?

KMK, her kat malikine tek başına belge inceleme hakkı tanıyan ayrı bir madde içermez. Hesapların görülmesi kanunda şu yollarla düzenlenmiştir:

• Yıllık hesap: Yönetici her yıl kurula gelir ve giderlerin hesabını verir (m.39/1).
• Ara hesap: Kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun, yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi istenebilir (m.39/2).
• Denetim: Kurul yöneticiyi sürekli denetler ve haklı sebeple her zaman değiştirebilir. Yönetim planında başka zaman yoksa hesaplar üç ayda bir denetlenir. Denetim bir denetçiye verilmişse denetçinin yıllık raporu çoğaltılır ve birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir (m.41).
• Vekil gibi sorumluluk: Yönetici kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur (m.38/1). Türk Borçlar Kanunu m.508/1'e göre vekil, vekâlet verenin istemi üzerine yürüttüğü işin hesabını vermekle yükümlüdür.
• Olağanüstü toplantı: Önemli bir sebep çıkarsa yöneticinin, denetçinin ya da kat maliklerinin üçte birinin istemiyle, toplantı tarihinden en az on beş gün önce yapılacak çağrıyla kurul her zaman toplanabilir (m.29/2).

Yönetim planınız bu konuda ayrıca hüküm içerebilir; önce plana bakın. Kanunun uygulanmasından doğan anlaşmazlıklar sulh mahkemelerinde çözülür (ek m.1).

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuatın güncel hâlini ve somut durumunuzu bir hukukçuyla teyit edin.