Site Muhasebesinde En Çok Yapılan 12 Hata

Site muhasebesinde hataların çoğu bilgisizlikten değil, kayıt düzeninin eksikliğinden doğar. Aşağıdaki on iki hatayı, yüzlerce sitenin defterinde tekrar tekrar görüyoruz. Her biri için nasıl önleneceğini de yazdık.

Kasa neden tutmaz? (En sık üç sebep)

"Kasa tutmuyor" şikâyeti neredeyse her zaman şu üçünden birinden kaynaklanır.

1. Kartla tahsilat kasada sayılıyor

Sakin kartla ödeme yaptığında para anında sitenin hesabına geçmez. Ödeme kuruluşunda bekler, birkaç gün sonra bankaya aktarılır.

Bu parayı kasa mevcuduna dahil ederseniz, defterde olmayan bir para varmış gibi görünür.

2. Fişlenmemiş kayıt var

Gider veya tahsilat kaydedilmiş ama muhasebe fişi oluşmamışsa, işlem listede görünür fakat deftere düşmez. Liste ile defter arasında fark oluşur.

Bu genellikle sistemin geçmiş verisi elle aktarıldığında veya bir kayıt sonradan düzenlendiğinde olur.

3. Devir bakiyesi hiç girilmemiş

Yeni bir sisteme veya yeni bir döneme geçerken önceki dönemden devreden kasa ve banka bakiyesi girilmezse, defter sıfırdan başlar ama gerçek para ortadadır. Fark, devir tutarı kadardır ve asla kapanmaz.

Kayıt düzeni hataları

4. Gecikme tazminatı aidat geliriyle karıştırılıyor

Tazminat ayrı bir gelirdir. Aynı hesaba yazarsanız tahsilat oranınız olduğundan yüksek görünür ve borçlu analiziniz bozulur.

5. Tahsilat hangi döneme ait belli değil

Bir sakin üç aylık borcunu tek seferde ödediğinde, bu ödeme hangi dönemlere mahsup edilecek? Kayıt sırasında belirtilmezse, borçlu listesi ay bazında yanlış çıkar.

Kural: her tahsilat, kapattığı tahakkukla ilişkilendirilmelidir.

6. Avans ve aidat aynı kalemde

Beklenmedik bir gider için toplanan avans, düzenli aidattan farklıdır. Aynı hesapta tutulursa, avansın ne kadarının harcandığı ve ne kadarının iade edilmesi gerektiği izlenemez.

7. Tedarikçi borcu takip edilmiyor

Fatura geldi, henüz ödenmedi. Bu bir borçtur ve deftere yazılmalıdır. Yalnızca ödendiğinde kaydederseniz, dönem sonunda gerçek borç durumunuzu göremezsiniz.

8. Kişisel hesap kullanılıyor

Yöneticinin şahsi hesabından yapılan ödeme veya şahsi hesaba gelen aidat, ispat yükünü tamamen yöneticinin üzerine yıkar. Site parası site hesabında durmalıdır.

Belge ve fatura hataları

9. Gider var, belgesi yok

En sık ve en tehlikeli hata. Denetimde "bu para nereye gitti" sorusuna verilecek tek geçerli cevap belgedir. Fiş, fatura veya makbuz olmadan yapılan harcama, yöneticinin sorumluluğunda kalır.

10. Fatura yöneticinin adına kesilmiş

Giderlere ilişkin belgeler yönetimin unvanı ve vergi kimlik numarasıyla düzenlenmelidir. Şahsi adına kesilen belgeler denetimde gider olarak kabul edilmeyebilir.

Dönem ve devir hataları

11. Dönem kapatılmadan yeni döneme geçiliyor

Dönem kapanışı yapılmadığında geçmiş kayıtlar değiştirilebilir kalır. Altı ay önceki bir tahsilat silinir veya tutarı değişirse, o dönemin raporu artık yanlıştır; üstelik kimse fark etmez.

Kapanış yapılan dönem kilitlenmelidir. Düzeltme gerekirse ters kayıtla, iz bırakarak yapılır.

12. Fiş tarihi ile işlem tarihi farklı

Ödeme 28 Temmuz'da alındı ama sisteme 3 Ağustos'ta girildi ve fiş tarihi de 3 Ağustos oldu. Bu tahsilat, Temmuz raporunda görünmez.

Kayıt tarihi ne olursa olsun, fiş tarihi işlemin gerçekleştiği tarih olmalıdır.

Aylık kontrol listesi

Ay sonunda beş dakikanızı ayırın, bu altı kontrolü yapın:

Özet

Site muhasebesinde hataların çoğu üç başlıkta toplanır: paranın nerede olduğunu bilmemek (kasa/POS/banka ayrımı), borcu kaydetmemek (tedarikçi ve tahakkuk) ve belgeyi saklamamak.

Çift taraflı kayıt tutan bir sistem bu hataların büyük kısmını kendiliğinden yakalar; çünkü bir taraf eksik girildiğinde mizan denk gelmez. Elle tutulan listede aynı hata aylarca görünmez.