Kat Mülkiyeti Kanunu: Yöneticinin Sorumlulukları

Site yöneticiliği gönüllü bir görev gibi görünür ama hukuken vekâlet ilişkisidir. Bu, yöneticinin yalnızca iyi niyetle değil, özenle hareket etmek zorunda olduğu anlamına gelir. Aşağıda 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun yöneticiye yüklediği görevleri ve pratikte en çok sorun çıkaran noktaları bulacaksınız.

Yönetici kimdir, nasıl seçilir?

Kat malikleri kurulu, kendi aralarından veya dışarıdan birini yönetici seçebilir. Yönetici gerçek kişi olabileceği gibi tüzel kişi, yani profesyonel bir yönetim şirketi de olabilir.

Seçim, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğuyla yapılır. Yönetici atanamazsa, kat maliklerinden birinin başvurusu üzerine sulh hukuk mahkemesi yönetici atayabilir.

Görev süresi kural olarak bir yıldır; yönetim planında farklı süre öngörülmüşse o geçerlidir. Süre dolduğunda yeniden seçilmek mümkündür.

Kanunun saydığı görevler

Yöneticinin başlıca görevleri şunlardır:

• Kurul kararlarını uygulamak. Yönetici, kat malikleri kurulunun aldığı kararları yerine getirmekle yükümlüdür. Kendi görüşü farklı olsa dahi.
• Ana gayrimenkulün korunması ve bakımı. Asansör, kalorifer, çatı, tesisat gibi ortak yerlerin bakımını sağlamak.
• Sigorta yaptırmak. Kurul karar vermişse ana gayrimenkulü sigortalatmak.
• Ortak giderleri toplamak. Aidat ve avansları tahsil etmek, ödemeleri yapmak.
• Defter tutmak. Karar defteri ve işletme defteri.
• Hesap vermek. Dönem sonunda kurula gelir-gider hesabını sunmak.
• Temsil etmek. Kat maliklerini, yönetimle ilgili konularda üçüncü kişilere ve mahkemelere karşı temsil etmek.

İşletme projesi hazırlamak

Kurul bütçeyi karara bağlamamışsa, yönetici bir işletme projesi hazırlar. Bu proje bir yıllık tahmini gelir ve gideri, her kat malikinin payına düşen tutarı ve ödeme takvimini gösterir.

İşletme projesi kat maliklerine imza karşılığı veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden itibaren yedi gün içinde itiraz edilmezse proje kesinleşir. Kesinleşmiş işletme projesi, icra takibinde ilam niteliğinde belge sayılır; bu, tahsilat açısından çok önemli bir avantajdır.

Defter tutma yükümlülüğü

Yönetici iki defter tutmak zorundadır:

Defterlerin düzenli, okunaklı ve belgeye dayalı tutulması gerekir. Uygulamada en sık görülen hatalar:

• Gider kaydı var, faturası yok
• Karar defterine yalnızca sonuç yazılmış, gündem ve oy dağılımı yok
• Deftere sonradan ekleme yapılmış, silinti-kazıntı var
• Defter noterden onaylatılmamış

Bu hataların hepsi denetimde veya bir uyuşmazlıkta yöneticinin aleyhine yorumlanır.

Hesap verme ve ibra

Yönetici, kat malikleri kuruluna dönem sonunda hesap vermek zorundadır. Sunulan hesap kurul tarafından incelenir ve uygun bulunursa yönetici ibra edilir.

İbra, "bu dönemin hesabını inceledik, sorun görmedik" demektir. İbra edilmeyen yönetici, o döneme ilişkin sorumluluğunu üzerinde taşımaya devam eder.

Hesap verirken sunulması gereken asgari belgeler:

1. Dönem başı ve dönem sonu kasa/banka bakiyesi
2. Gelir dökümü (aidat, gecikme tazminatı, diğer gelirler)
3. Gider dökümü (kalem kalem, belge numaralarıyla)
4. Her bağımsız bölümün borç ve ödeme durumu
5. İşletme projesiyle gerçekleşen karşılaştırması
6. Devreden borç ve alacak listesi

Aidat tahsili ve icra takibi

Ortak gider borcunu ödemeyen kat malikine karşı yönetici, ayrıca kurul kararı almadan icra takibi başlatabilir ve dava açabilir. Bu yetki doğrudan kanundan gelir.

Gecikme durumunda kanun, ödenmeyen tutar üzerinden aylık gecikme tazminatı öngörür. Tazminat oranı ve hesaplama esası için yürürlükteki mevzuata ve yönetim planınıza bakın; uygulamada bu konuda sık hata yapılır.

Kiracı mı ödeyecek, malik mi?

Kat maliki, ortak gider borcundan asıl sorumludur. Kiracı da, kendisine düşen ortak gider borcundan malikle birlikte müteselsilen sorumludur. Yani yönetim, alacağını hangisinden isterse ondan talep edebilir.

Kira sözleşmesinde "aidatı kiracı öder" yazması, malikin yönetime karşı sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Bu, malik ile kiracı arasındaki iç ilişkiyi düzenler.

Yönetici nereye kadar sorumlu?

Yönetici ile kat malikleri arasındaki ilişki vekâlet hükümlerine tabidir. Bu şu anlama gelir:

• Yönetici, işi özenle yapmak zorundadır
• Görevi gereği gibi yerine getirmemesinden doğan zarardan sorumludur
• Topladığı parayı amacı dışında kullanamaz
• Kendi menfaatiyle sitenin menfaati çatıştığında siteninkini gözetmek zorundadır

Pratikte yöneticinin başını en çok ağrıtan üç durum:

1. Belgesiz harcama. "Ben ödedim" demek yetmez; belge gerekir.
2. Kurul kararı olmadan büyük harcama. Yetki sınırınızı yönetim planından teyit edin.
3. Kişisel hesabın kullanılması. Site parası site hesabında durmalı. Yöneticinin şahsi hesabından geçen para, ispat yükünü yöneticiye yükler.

Yıllık kontrol listesi

Dönem başında ve sonunda bu listeyi gözden geçirin:

Özet

Yöneticilik, iyi niyetle yürütülen bir komşuluk hizmeti değil, hukuki sorumluluk doğuran bir vekâlet ilişkisidir. Sizi koruyan üç şey vardır: usulüne uygun bildirilmiş bir işletme projesi, belgeye dayalı düzenli defter, ve dönem sonunda alınan ibra.

Bu üçünü sağlayan bir kayıt düzeniniz varsa, hem denetimde hem uyuşmazlıkta rahat edersiniz.