Genel Kurul Nasıl Yapılır? Tutanak Örneği
Kat malikleri kurulu çağrısı, toplantı yeter sayısı, oy ağırlıkları ve karar defteri. Kullanabileceğiniz hazır tutanak taslağıyla birlikte.
Genel kurul, kanundaki adıyla kat malikleri kurulu toplantısı , sitenin en yetkili organıdır. Usulüne uygun yapılmayan bir toplantıda alınan karar iptal edilebilir; bu da bütçenizi ve yıllık planınızı ortada bırakır.
Aşağıda toplantının nasıl yapılacağını adım adım ve kullanabileceğiniz bir tutanak taslağıyla anlattık.
Toplantı ne zaman yapılır?
Kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanır. Toplantı zamanı yönetim planında belirtilmişse o tarihte, belirtilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde yapılır.
Ayrıca olağanüstü toplantı yapılabilir. Bunun için yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin üçte birinin istemi yeterlidir. Olağanüstü toplantı çağrısı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce yapılmalıdır.
Çağrı nasıl yapılır?
Çağrı, tüm kat maliklerine ulaşacak şekilde yapılmalıdır. Uygulamada kabul gören yöntemler:
- İmza karşılığı elden bildirim
- Taahhütlü mektup
- Yönetim planında öngörülmüşse, ilan panosuna asma
Çağrıda mutlaka bulunması gerekenler:
- Toplantının yeri, günü ve saati
- Gündem maddeleri : açık ve anlaşılır şekilde
- İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri, günü ve saati
Toplantı ve karar yeter sayıları
| Durum | Toplantı yeter sayısı | Karar yeter sayısı |
|---|---|---|
| İlk toplantı | Kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlası | Katılanların sayı ve arsa payı çoğunluğu |
| İkinci toplantı | Yeter sayı aranmaz | Katılanların salt çoğunluğu |
İkinci toplantı, ilk toplantıdan en erken yedi gün sonra yapılır.
Nitelikli çoğunluk gerektiren konular
Bazı kararlar için daha yüksek çoğunluk aranır. Örneğin:
- Ana gayrimenkulün bir kısmının kiraya verilmesi veya kullanım şeklinin değiştirilmesi
- Yönetim planının değiştirilmesi
- Ortak yerlerde inşaat, onarım ve tesis yapılması gibi faydalı yenilikler
- Çok masraflı ve lüks yenilikler
Bu konularda aranan çoğunluk konudan konuya değişir. Karar almadan önce yönetim planınızı ve ilgili kanun maddesini kontrol edin; burada yapılan hata en sık iptal sebebidir.
Oy hakkı ve vekâlet
- Oy hakkı kat malikine aittir. Kiracının kural olarak oy hakkı yoktur.
- Her kat maliki bir oy hakkına sahiptir. Bir kişi birden çok bağımsız bölüm malikiyse, her biri için ayrı oy hakkı doğar; ancak bu oyların toplamı, tüm oyların üçte birini aşamaz.
- Bir bağımsız bölüm birden çok kişiye aitse, bunlar içlerinden birini temsilci olarak belirler.
- Kat maliki, oyunu vekil aracılığıyla kullanabilir. Vekâletin yazılı olması gerekir.
Toplantı akışı
- Yoklama ve hazirun. Katılanlar imzalar, arsa payları toplanır, yeter sayı kontrol edilir.
- Divan teşkili. Bir başkan ve bir yazman seçilir; tutanağı imzalama yetkisi verilir.
- Gündemin okunması. Maddeler sırayla görüşülür.
- Faaliyet ve hesap raporu. Yönetici dönemi anlatır, gelir-gider hesabını sunar.
- Denetim raporu. Varsa denetçi raporunu okur.
- İbra oylaması. Yöneticinin ibra edilip edilmeyeceği oylanır.
- Yeni dönem bütçesi. İşletme projesi görüşülür ve aidat tutarları karara bağlanır.
- Yönetici ve denetçi seçimi.
- Dilek ve temenniler. Karar alınmaz, yalnızca görüş bildirilir.
- Kapanış. Tutanak okunur ve imzalanır.
Tutanak örneği
Aşağıdaki taslağı sitenizin bilgileriyle doldurup kullanabilirsiniz. Köşeli parantezli alanları değiştirin.
Ana gayrimenkul: [Site/apartman adı, açık adres]
Toplantı tarihi ve saati: [gg.aa.yyyy, ss:dd]
Toplantı yeri: [yer]
Toplantı türü: Olağan / [Birinci veya İkinci] toplantı
1. Yoklama
Ana gayrimenkulde toplam [X] bağımsız bölüm bulunmaktadır. Toplantıya [Y] bağımsız bölüm maliki asaleten, [Z] bağımsız bölüm maliki vekâleten katılmıştır. Katılanların temsil ettiği arsa payı toplamı [P]/[Toplam]'dır. Ekli hazirun listesi tutanağın ayrılmaz parçasıdır. Toplantı yeter sayısı [sağlanmıştır / aranmamıştır].
2. Divan teşkili
Toplantıyı yönetmek üzere divan başkanlığına [ad soyad], yazmanlığa [ad soyad] oybirliği ile seçilmiştir.
3. Faaliyet ve hesap raporunun okunması
[Dönem] dönemine ait faaliyet raporu ve gelir-gider hesabı yönetici [ad soyad] tarafından sunulmuştur. Dönem içinde toplam [tutar] ₺ gelir elde edilmiş, [tutar] ₺ gider yapılmış, dönem sonu kasa ve banka mevcudu [tutar] ₺ olarak tespit edilmiştir.
4. Yöneticinin ibrası
Yönetici [ad soyad]'ın [dönem] dönemi faaliyetleri [oybirliği / oy çokluğu] ile ibra edilmiştir. [Karşı oy varsa: [ad soyad] karşı oy kullanmıştır.]
5. İşletme projesinin görüşülmesi
[Yeni dönem] dönemi işletme projesi görüşülmüş ve aylık aidat tutarları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:
· [Daire tipi]: [tutar] ₺
· [Daire tipi]: [tutar] ₺
Aidatların her ayın [gün]'üne kadar ödenmesine, gecikme hâlinde kanunun öngördüğü gecikme tazminatının uygulanmasına [oybirliği / oy çokluğu] ile karar verilmiştir.
6. Yönetici ve denetçi seçimi
[Yeni dönem] dönemi için yöneticiliğe [ad soyad], denetçiliğe [ad soyad] [oybirliği / oy çokluğu] ile seçilmiştir.
7. Kapanış
Gündemde görüşülecek başka madde kalmadığından toplantı saat [ss:dd]'de kapatılmıştır. İşbu tutanak toplantı yerinde düzenlenmiş, okunmuş ve imza altına alınmıştır.
Divan Başkanı [ad soyad, imza] Yazman [ad soyad, imza]
Toplantıdan sonra yapılacaklar
- Tutanağı karar defterine işleyin. Noter onaylı deftere, silinti-kazıntı olmadan.
- Hazirun listesini ekleyin. Tutanağın ayrılmaz parçasıdır.
- Kararları duyurun. Toplantıya katılmayanlar da kararlarla bağlıdır; ancak bildirim yapılması iyi uygulamadır.
- İşletme projesini bildirin. Yeni aidat tutarları, usulüne uygun şekilde tüm kat maliklerine tebliğ edilmelidir.
- Yeni tahakkukları sisteme girin. Karar alındı ama sisteme işlenmediyse, tahsilat takibi yapılamaz.
Özet
Genel kurulda üç şey geçerliliği belirler: usulüne uygun çağrı, doğru yeter sayı ve eksiksiz tutanak. Gündemde olmayan konuda karar almayın, hazirun listesini imzalatın, tutanağı aynı gün deftere işleyin.
Toplantı bittikten sonra en çok atlanan adım, alınan aidat kararının sisteme tahakkuk olarak girilmesidir. Karar defterde kalır ama tahsilat başlamazsa, yıl sonunda aynı tartışma yeniden başlar.
Sık sorulanlar
Toplantı yeter sayısı kaçtır? +
İlk toplantı için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının katılımı gerekir. Bu sağlanamazsa ikinci toplantı en erken yedi gün sonra yapılır ve katılanların salt çoğunluğuyla karar alınır.
Kiracı genel kurulda oy kullanabilir mi? +
Kural olarak hayır; oy hakkı kat malikine aittir. Ancak malik, kiracısını yazılı olarak vekil tayin edebilir. Yakıt ve işletme giderlerini ilgilendiren bazı konularda kiracıya söz hakkı tanınabilir.
Karar defteri noter onaylı olmalı mı? +
Evet. Kararların yazıldığı defterin her yıl noterce onaylanması gerekir. Onaysız deftere yazılan kararların ispat gücü tartışmalı hâle gelir.
Yapıyon ile
Bu süreçlerin hepsi sistemde hazır.
Aidat tahakkuku otomatik işler, muhasebe fişi kendiliğinden oluşur, karar defteri ve genel kurul tutanağı tek tıkla üretilir.